会议纪要是在会议记载基础上通过加工、收拾出来的一种记叙性和介绍性的文件。包含会议的根本状况、首要精力及中心内容，便于向上级报告或向有关人员传达及分发。收拾加工时或按会议程序记叙，或按会议内容概括出来的几个问题逐个叙说。纪要要求会议程序清楚，意图清晰，中心杰出，概括精确，层次分明，言语简练。
1.要环绕会议研讨的中心议题“取精”。中心议题便是会议应研讨和处理的主体问题。把与中心议题联系严密的首要定见尽量写充沛、写完好。有时会议的中心议题清晰，但有时也不十分清晰，或一个会议一起评论多个议题，且难分主次。遇到这一种状况，应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题，放在根本平等的方位上，分题概括收拾。在纪要的正文中清晰写成“一、关于×××问题”、“二、关于×××问题”等。
2.要环绕与会人员获得的共同性定见“取精”。关于起指导效果的会议纪要，应该表述与会人员在评论中构成的共同定见或根本共同的定见。但与会人员在环绕中心议题讲话中，往往在有些问题上观念不完全共同。遇到这样的一种状况，应该对各种定见进行仔细的研讨，然后概括收拾完全共同或根本共同的定见。对少数人提出的定见，假如没有被会议否定，也应该采用。假如有些定见不合较大，会议没有可以统一认识，就不该写入纪要中去。
3.要环绕会议主持人的总结性说话“取精”。一般举行重要会议，我们环绕中心议题评论后，对会议认可的大多数人的定见、观念等，在会议结束时，主持人会概括起来进行总结性说话，对需决议的事项做“决定”。这是写入会议纪要的最好资料，也是最便于捉住的“纲”。在写入纪要时，要要言不烦，但有必要把问题说理解，讲清楚。
会议纪要与会议记载不同，会议记载仅仅一种客观的写实资料，记载每个人的讲话，而会议纪要则会集、归纳地反映会议的首要议定事项，起具体指导和标准的效果。我们作为政府体系一员一定要学会在这种公函上多去揣摩，多去考虑。